Erişim – Tabloları Değiştirme

Giriş

Veritabanınızla çalıştıktan sonra, verilerinizi depolayan tablolarda bazı değişiklikler yapmanız gerektiğini bulabilirsiniz. Access, tablolarınızı veritabanınızın gereksinimlerine uyacak şekilde değiştirmenizi kolaylaştırır.

Bu derste, masa alanlarının nasıl oluşturulacağını ve düzenleneceğini öğreneceksiniz . Ayrıca, tablo verilerinizin alanlarınızdaki doğrulama kurallarını , karakter sınırlarını ve veri türlerini ayarlayarak doğru ve tutarlı bir şekilde biçimlendirilmesini sağlamayı da öğreneceksiniz . Son olarak, tablolarınızda basit matematik fonksiyonlarını yerine getirmek için sizi ek seçeneklere yönlendireceğiz.

Tabloları değiştirmek

Tablolarınızda temel değişiklikler yapmaya ek olarak, alan ekleme ve taşıma gibi , verileriniz için kurallar belirlemenizi sağlayan daha gelişmiş değişiklikler yapabilirsiniz . Bu değişikliklerin tümü, tablolarınızı daha da kullanışlı hale getirmenize yardımcı olabilir.

Alan ekleme ve yeniden düzenleme

Access, mevcut alanları yeniden düzenlemeyi ve yenilerini eklemeyi kolaylaştırır. Yeni bir alan eklediğinizde, o alana hangi tür verilerin girilebileceğini belirleyen veri türünü bile ayarlayabilirsiniz .

Bir tabloya ekleyebileceğiniz birkaç tür alan vardır:

  • Kısa Metin : Bu varsayılan seçenektir ve Access’teki çoğu metin için en iyisidir. Posta kodları ve telefon numaraları gibi, matematik yapmayı planlamadığınız numaralar için de seçmelisiniz.
  • Sayı : Bu, sipariş edilen veya satılan bir ürünün miktarları gibi hesaplamalar yapmak isteyebileceğiniz rakamlar için en iyisidir.
  • Para Birimi : Bu, bölgenizde kullanılan para biriminde sayıları otomatik olarak formatlar.
  • Tarih ve Saat : Bu açılır bir takvimden bir tarih seçmenizi sağlar.
  • Evet / Hayır : Bu, alanınıza bir onay kutusu ekler.
  • Zengin Metin : Bu, koyu ve italik gibi metne biçimlendirme eklemenizi sağlar .
  • Uzun Metin : Ürün açıklamaları gibi büyük miktarda metin için idealdir.
  • Eklenti : Bu, görüntüler gibi dosyaları eklemenizi sağlar.
  • Köprü : Bu, bir URL’ye veya e-posta adresine bir bağlantı oluşturur.

Mevcut bir tabloya yeni bir alan eklemek için:

  1. İstediğiniz tabloyu açın, ardından Add to Add (Eklemek İçin Tıklayın) metni içeren başlığa tıklayın . Zaten birkaç alanınız varsa, bu seçeneği görmek için sağa kaydırmanız gerekebilir.
  2. Bir açılır menü görünecektir. Yeni alan için istediğiniz veri türünü seçin .
  3. Alanınız için bir ad yazın ve ardından Enter tuşuna basın .

Bir alanı taşımak için:

  1. Taşımak istediğiniz alanı bulun, ardından farenizi alan başlığının alt kenarına getirin. İmleç dört taraflı bir ok haline gelecektir.
  2. Alanı tıklayıp yeni konumuna sürükleyin.
  3. Fareyi bırakın. Alan yeni konumda görünecektir.

Gelişmiş alan seçenekleri

Önceki sayfada, yeni alanlar için veri türünü ayarlamayı öğrendiniz . Alan veri türünü ayarladığınızda, gerçekten o alan için bir kural belirlersiniz . Veritabanları çoğu zaman kuralları içerir, çünkü kullanıcıların doğru veri türünü girmelerini sağlamaya yardımcı olurlar.

Bu neden önemli? Bilgisayarlar bazı şeyler hakkında insanlar kadar akıllı değildir. Bunu tanıyabilir ederken iki ve 2 ya da NC ve North Carolina aynı şey olduğunu, Erişim olmaz ve dolayısıyla bunlar bir araya grubu olmaz. Verilerinizi standart bir formatta girdiğinizden emin olmak, daha iyi organize etmenize, saymanıza ve anlamanıza yardımcı olacaktır.

Kurallar, verilerinizle çalışmak için hangi seçeneklere sahip olduğunuzu da belirleyebilir. Örneğin, yalnızca sayı veya para birimi alanlarına girilen verilerle matematik yapabilir ve yalnızca metin alanlarına girilen metni biçimlendirebilirsiniz .

Bir alan için ayarlayabileceğiniz üç ana kural türü vardır : veri türü , karakter sınırı ve doğrulama kuralları .

Mevcut alanların veri türünü değiştirmek için:

  1. Değiştirmek istediğiniz veri tipine sahip alanı seçin.
  2. Alanlar sekmesini seçin , ardından Biçimlendirme grubunu bulun . Click Veri Türü açılır oku.
  3. İstediğiniz veri tipini seçin.
  4. Alan veri tipi değişecektir. Seçtiğiniz veri türüne bağlı olarak, bilgilerinizde değişiklikler olduğunu fark edebilirsiniz. Örneğin, E-posta alanının veri türünü Köprü olarak ayarladığımız için, alandaki tüm e-posta adresleri tıklanabilir bağlantılardır.

Alan verilerinizin yeni veri türü için doğru biçimde olduğundan emin değilseniz, alan veri türünü değiştirmemelisiniz. Örneğin, yalnızca metin içeren bir alanı Sayı türüne değiştirmek, tüm alan verilerinizi siler. Bu süreç çoğu zaman geri döndürülemez.

Alan karakter sınırları

Bir alan için karakter sınırını ayarlamak, o alana kaç karakterin (harf, sayı, noktalama ve hatta boşluklar) girilebileceği hakkında bir kural belirler. Bu, kayıtlarınızdaki verileri kısa tutmaya yardımcı olabilir ve hatta kullanıcıları verileri belirli bir şekilde girmeye zorlayabilir.

Aşağıdaki örnekte, bir kullanıcı adresleri içeren kayıtları giriyor. Durum alanındaki karakter sınırını 2 olarak ayarlarsanız , kullanıcılar yalnızca iki karakter bilgisi girebilirler . Bu, tam adı yerine eyaletler için posta kısaltmaları girmeleri gerektiği anlamına gelir – burada Kuzey Carolina yerine NC. Yalnızca metin olarak tanımlanan alanlar için bir karakter sınırı ayarlayabileceğinizi unutmayın.

Bir alan için karakter sınırı belirlemek için:

  1. İstediğiniz alanı seçin.
  2. Alanlar sekmesini tıklayın ve ardından Özellikler grubunu bulun .
  3. In Alan boyutu kutusunda, kendi alanında izin vermek istediğiniz maksimum karakter sayısını yazın.
  4. Masanı sakla . Alan için karakter sınırı belirlenecektir.

Doğrulama kuralları

Bir geçerlilik kuralı hangi bilgi dikte eden alana girilebileceğini bir kuraldır. Doğrulama kuralı uygulandığında, kullanıcının kuralı ihlal eden verileri girmesi mümkün değildir. Örneğin, kullanıcılardan iletişim bilgilerini içeren bir tabloya bir durum adı girmelerini istiyorsak, ABD eyalet posta kodlarına geçerli yanıtları sınırlayan bir kural oluşturabiliriz. Bu, kullanıcıların gerçek durumdaki posta kodu olmayan bir şeyi yazmasını önler.

Aşağıdaki örnekte bu kuralı Müşteriler tablosumuza uygulayacağız . Bu oldukça basit bir doğrulama kuralı. Bir kullanıcının girebileceği tüm geçerli yanıtları adlandıracağız. Bu, kullanıcıların kayda başka bir şey yazamayacağı anlamına gelir. Ancak, çok daha karmaşık olan doğrulama kuralları oluşturmak mümkündür..

Doğrulama kuralı oluşturmak için:

  1. Doğrulama kuralı eklemek istediğiniz alanı seçin. Örneğimizde, Devlet alanı için bir kural koyacağız.
  2. Alanlar sekmesini seçin , ardından Alan Doğrulama grubunu bulun . Click Doğrulama açılan komutu, ardından seçmek Alan Doğrulama Kuralı .
  3. İfade Oluşturucu iletişim kutusu görünecektir. Metin kutusuna tıklayın ve doğrulama kuralınızı yazın. Örneğimizde, Durum alanındaki verileri gerçek durum posta kodlarıyla sınırlamak istiyoruz . Geçerli cevapların her birini tırnak işaretleri içine yazacağız ve bunları Access sözcüğü “AL” veya “AK” veya “AZ” veya diğer terimlerden herhangi birini kabul edebileceğini bilmesini sağlayan Or kelimesiyle ayıracağız. girdim.
  4. Eğer geçerlilik kuralı ile memnun yaptıktan sonra, tıklayın Tamam . İletişim kutusu kapanacak.
  5. Click Doğrulama tekrar açılır komutu. Bu sefer Alan Doğrulama Mesajı seçeneğini seçin .
  6. Bir iletişim kutusu belirecektir. Kullanıcılar doğrulama kuralını ihlal eden verileri girmeye çalışırken hata iletisinde görünmesini istediğiniz ifadeyi yazın . Mesajınız hangi verilere izin verildiğini bilmelerini sağlamalıdır.
  7. Eğer hata mesajı ile memnun olduğunuzda, tıklayın Tamam .
  8. Doğrulama kuralı şimdi alana dahil edilir. Kullanıcılar kuralı ihlal eden verileri giremez.

Basit doğrulama kuralları tam olarak sorgu kriterleri gibi yazılabilir . Tek fark, sorgu ölçütlerinin veri aramasıdır; özdeş bir doğrulama kuralı da veriye izin verir veya reddeder . 

Daha fazla masa seçeneği

Hesaplanan alanlar ve toplamlar satırları

Masanıza hesaplanan alanlar ve toplam satırlar eklemek , tablo verilerinizi kullanarak hesaplamalar yapmanızı sağlar . Hesaplanan alan bir kaydın içindeki verileri hesaplar, toplam satır ise tüm veri alanında hesaplama yapar. Ne zaman bir kayıt için bir toplam toplam gördüğünüzde hesaplanmış bir alana bakıyorsunuz demektir. Benzer şekilde, ne zaman bir tablonun altında genel bir toplam gördüğünüzde, toplam bir satıra bakıyorsunuzdur.

Bir hesaplanan alan örneği ve bir sipariş tablosundaki toplam satır

Paylaş

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Menü
Giriş