Tablolarla Çalışma

Giriş

Access’te dört tür veritabanı nesnesi varken, tablolar muhtemelen en önemlisidir. Formları, sorguları ve raporları kullanırken bile, hala tablolarla çalışıyorsunuz çünkü tüm verilerinizindepolandığı yer. Tablolar herhangi bir veritabanının merkezinde yer aldığından, bunların nasıl kullanılacağını anlamak önemlidir.

Bu derste, tabloları nasıl açacağınızı , kayıtlarınasıl oluşturacağınızı ve düzenleyeceğinizi ve tablonuzun görünümünü değiştirmeyi ve çalışmayı daha kolay hale getirmeyi öğreneceksiniz .

Bu eğitim boyunca örnek bir veritabanı kullanacağız. Takip etmek istiyorsanız, Access örnek veritabanımızı indirmeniz gerekir . Örneği açmak için bilgisayarınızda Access’in yüklü olması gerekir.

Tablo temelleri

Mevcut bir masayı açmak için:

  1. Veritabanınızı açın ve Gezinti bölmesini bulun .
  2. Gezinti bölmesinde açmak istediğiniz masayı bulun.
  3. İstediğiniz tabloya çift tıklayın.
  4. Masa açıp olarak görünecektir sekmesi içinde Belge Sekmeler çubuğunda .

Tabloları anlama

Tüm tablolar, yatay sıralardan ve dikey sütunlardan oluşur , satır ve sütunların kesiştiği yerlerde hücre adı verilen küçük dikdörtgenler bulunur . Access’te, satırlar ve sütunlar kayıtlar ve alanlar olarak adlandırılır .

Bir alan bilgiyi türüne göre düzenlemenin bir yoludur. Alan adını bir soru olarak düşünün ve o alandaki her hücreyi o sorunun cevabı olarak düşünün . Örneğimizde, tablodaki tüm soyadlarının tümünü içeren Soyadı alanı seçilmiştir.

Alanlar ve alan adları

Bir kayıt bir bilgi birimidir. Belirli bir satırdaki her hücre o satırın kaydının bir parçasıdır. Örneğimizde, Quinton Boyd’un, tablodaki kendisiyle ilgili tüm bilgileri içeren kaydı seçildi.

Kimlik numaralarını kaydeder ve kaydeder

Her kaydın kendi kimlik numarası vardır . Bir tabloda, her kimlik numarası kaydı için benzersizdir ve o kayıt içindeki tüm bilgileri ifade eder. Bir kaydın kimlik numarası değiştirilemez.

Senin tablodaki verilerin Her hücre bir hem bir parçası olan alanın ve bir rekor . Örneğin, eğer bir isimler ve iletişim bilgileri tablosuna sahipseniz, her bir kişi bir kayıt ile temsil edilir ve her bir kişi hakkında her bir bilgi – isim, telefon numarası, adres ve benzeri – ayrı bir alanda tutulur. o kaydın satırında.

Bir tabloda nasıl gezinileceğini öğrenmek için aşağıdaki etkileşimli düğmelere tıklayın.

tablo gezinti

Tablolarda gezinme

Tablonun altındaki çubuk, kayıtları aramanıza veya kaydırmanıza yardımcı olacak birkaç komut içerir:

  • Bir tablodaki kayıtların gezinmek için, kullanabileceğiniz yukarı ve aşağı ok tuşlarını , yukarı ve aşağı kaydırmaveya okları kullanın kayıt gezinti çubuğu masanızdaki altında bulunan.
  • Kayıt Gezinti çubuğundaki yeni (boş) kayıt komutuyla yeni bir kayıt oluşturabilirsiniz .
  • Açık arama tablosundaki herhangi bir kaydı , kayıt arama kutusunukullanarak arayarak bulabilirsiniz . İmlecinizi arama kutusuna yerleştirin, bulmak istediğiniz kayıtta görünen herhangi bir kelimeyi yazın ve Entertuşuna basın .

Alanlar arasında gezinmek için kullanabileceğiniz sol ve sağ ok tuşlarını veya kaydırma sol ve sağ .

Kayıt ekleme ve veri girme

Access’te tablolara veri girme, Excel’de veri girmeye benzer. Kayıtlarla çalışmak için verileri hücrelere girmeniz gerekir.

Yeni bir kayıt eklemek için:

Bir tabloya yeni bir kayıt eklemenin üç yolu vardır:

  • Gelen Kayıtlar üzerinde grubun Ev sekmesinden, Yeni komutunu.
  • On Kayıt gezinti çubuğu penceresinin altındaki, tıklayın Yeni kayıt düğmesine.
  • En son eklenen kaydınızın altındaki satıra yazmaya başlayın.

Bazen bir kayda bilgi girdiğinizde, girdiğiniz bilgilerin geçersiz olduğunu söyleyen bir pencere açılır. Bu, birlikte çalıştığınız alanın bir doğrulama kuralına sahip olduğu ve bu alanda görünebilecek veri türüne ilişkin bir kural olduğu anlamına gelir . Click Tamam , daha sonra açılan pencerede yönergeleri izleyin yeniden girmek verilerinizi.

Doğrulama uyarısı örneği

Bir kaydı kaydetmek için:

Access kayıtları otomatik olarak kaydetmek için tasarlanmıştır. Bir kayıt girdikten sonra, farklı bir kayıt seçebilir veya nesneyi kapatabilirsiniz; Access, kaydı kaydedecektir. Bununla birlikte, bazı durumlarda siz bir kaydı manuel olarak kaydetmek istersiniz. Örneğin, mevcut bir kaydı düzenlemeniz gerekirse, değişikliklerin kaydedildiğinden emin olmak için kaydı kaydedebilirsiniz.

  1. Giriş sekmesini seçin ve Kayıtlargrubunu bulun .
  2. Kaydet komutunu tıklayın . Kayıt kaydedilecek.
Bir kaydı kaydetme

Kayıtları düzenleme

Tablodaki herhangi bir kaydı hızlı bir şekilde düzenlemek için, üzerine tıklayıp değişikliklerinizi yazabilirsiniz. Access ayrıca birden fazla kayıttakibir kelimeyi bulup değiştirmenize ve kayıtları tamamen silmenize olanak sağlar .

Bir kaydın içindeki bir kelimeyi değiştirmek için:

Aynı sözcüğün birden çok tekrarını, bir terimi arayan ve başka bir terimle değiştiren Bul ve Değiştir’i kullanarak düzenleyebilirsiniz .

  1. Giriş sekmesini seçin ve Bul grubunu bulun.
  2. Değiştir komutunu seçin . Bul ve Değiştir iletişim kutusu belirir.
  3. In Ne bul: alanında, daha sonra, bulmak istediğiniz kelimeyi yazın : Konan Birlikte kelimenin yerine istediğiniz kelimeyi yazın alanında. Örneğimizde, Fall kelimesinin örneklerini bulacağız ve onu Autumnile değiştireceğiz .
  4. Aramak istediğiniz alanı seçmek için Look In: aşağı açılır okunu tıklayın . Aramanızı mevcut seçili alanla sınırlamak için Geçerli alan’ı seçin . Tablonun tamamında aramak için Geçerli doküman’ı seçin .
  5. Sonuçların aramanızla ne kadar yakından eşleşmesini istediğinizi seçmek için Eşleşme: açılır okunu tıklayın . Bir hücrenin herhangi bir bölümünde arama teriminizi aramak için Alanın Herhangi Birini seçin . Yalnızca arama teriminize tam olarak uyan hücreleri aramak için Tüm Alan’ı seçin . Yalnızca arama teriminizle başlayan hücreleri aramak için Alanın Başlat’ı seçin .
  6. Sonrakini Bul’u tıklayın . Metin bulunursa, seçilecektir .
  7. Değiştirmek istediğinizden emin olmak için metni inceleyin. Orijinal sözcüğü yenisiyle değiştirmek için Değiştir’i tıklatın .
  8. Access, nesnedeki metnin bir sonraki örneğine taşınacaktır. Metin değiştirmeyi tamamladığınızda , iletişim kutusunu kapatmak için İptal’i tıklayın .

Tümünü Değiştir seçeneği güçlüdür, ancak aslında değiştirmek istemediğiniz bazı şeyleri değiştirebilir. Aşağıdaki örnekte, sonbahar kelimesi mevsime atıfta bulunmadığından, onu Autumn ile değiştirmek yanlış olur. Normal Değiştir seçeneğini kullanmak, metni değiştirmeden önce her örneği kontrol etmenizi sağlar. Metni değiştirmeden bir sonraki örneğe geçmek için Sonrakini Bul’u tıklatabilirsiniz .

Tümünü Değiştir seçiminin istenmeyen sonuçları

Bir kaydı silmek için:

  1. Kaydın sol tarafındaki gri kenarlığatıklayarak tüm kaydı seçin .
  2. Giriş sekmesini seçin ve Kayıtlargrubunu bulun .
  3. Sil komutunu tıklayın .
  4. Bir iletişim kutusu belirecektir. Evet’itıklayın .
  5. Kayıt kalıcı olarak silinecek.

Kayıtlara atanan kimlik numaraları, bir kaydı sildikten sonra bile aynı kalır. Bir tablodaki 205 kaydı silmek Örneğin, kayıt kimlik numaralarının sırası okuyacak … 204, 206 , yerine 207 … … 204, 205 , 206, 207 …

Bir kayıt silindikten sonra eksik bir kimlik numarası

Tablo görünümünü değiştirme

Access, alanları ve satırları yeniden boyutlandırma ve görmeniz gerekmeyen bilgileri geçici olarak gizleme dahil olmak üzere tabloların görünümünü değiştirmek için çeşitli yollar sunar. Bu değişiklikler sadece tablonuzu iyi görünmekle ilgili değildir; Ayrıca masanın okunmasını kolaylaştırabilir.

Tabloları özelleştirme hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki videoyu izleyin.

Alanları ve satırları yeniden boyutlandırma

Alanlarınız ve satırlarınız, içerdikleri veriler için çok küçük veya büyükse , metnin tamamı görüntülenecek şekilde bunları her zaman yeniden boyutlandırabilirsiniz .

Bir alanı yeniden boyutlandırmak için:

  1. Üzerine getirin sağ ızgara çizgisininiçinde saha başlığı . Fareniz çift ​​ok olacaktır .
  2. Alan genişliğini artırmak için ızgara çizgisini tıklayıp sağa veya alan genişliğini azaltmak için sola sürükleyin, ardından fareyi bırakın. Alan genişliği değişecektir.

Bir satırı yeniden boyutlandırmak için:

  1. Üzerine getirin alt ızgara çizgisininiçinde gri alanın satırın soluna. Fareniz çift ​​ok olacaktır .
  2. Satır yüksekliğini artırmak için ızgara çizgisini tıklatıp aşağı veya satır yüksekliğini azaltmak için yukarı doğru sürükleyin, ardından fareyi bırakın. Satır yüksekliği değişecektir.

Alanları gizleme

Düzenlemeyi planlamadığınız veya başkalarının düzenlemesini istemiyorsanız bir alanınız varsa, onu gizleyebilirsiniz . Gizli bir alan görünmez ancak yine de veritabanınızın bir parçasıdır. Gizli bir alandaki verilere formlardan, sorgulardan, raporlardan ve ilgili tüm tablolardan erişilebilir.

Bir alanı gizlemek için:

  1. Alan başlığını sağ tıklayın ve ardından Alanları Gizle’yi seçin .
  2. Alan gizlenecek.

Alanın tekrar görünür olmasını istediğinize karar verirseniz, gösterebilirsiniz . Herhangi bir alan başlığına sağ tıklayın, ardından Alanları Göster’i seçin . Bir iletişim kutusu belirecektir. Tekrar görünür olmak istediğiniz alanların onay kutularına tıklayın, ardından Kapat’a tıklayın .

Gizli bir alanı gösterme

Tablo formatlama seçenekleri

Alternatif satır rengi

Varsayılan olarak, bir Access tablosundaki diğer tüm satırların arka planı, tablonun geri kalanının arka planından daha koyu birkaç tondur. Daha koyu olan bu alternatif sıra rengi , her kayıt ve doğrudan üstündeki ve altındaki kayıtlar arasında görsel bir ayrım sunarak masanızı okumayı kolaylaştırır .

Alternatif satır rengine sahip bir tablo

Alternatif satır rengini değiştirmek için:

  1. Giriş sekmesini seçin, Metin Biçimlendirme grubunu bulun ve Alternatif Sıra Rengi açılır okunu tıklayın.
  2. Açılan menüden bir renk seçin veya alternatif satır rengini kaldırmak için Renk Yok’u seçin .
  3. Alternatif satır rengi güncellenecektir.

Kılavuz çizgilerini değiştirme

Access’in tablolarınızı daha kolay okumasını sağlayan başka bir yolu da , her hücrenin sınırlarını belirleyen kılavuz çizgileri eklemektir . Kılavuz çizgileri , tablonuzdaki her hücre, satır ve sütun arasında görünen ince çizgilerdir . Varsayılan olarak, kılavuz çizgileri koyu gridir ve hücrenin her tarafında görünür, ancak renklerini değiştirebilir ve istenmeyen kılavuz çizgilerini gizleyebilirsiniz .

Yatay ve dikey kılavuz çizgileri

Hangi kılavuz çizgilerinin görüneceğini özelleştirmek için:

  1. Giriş sekmesini seçin, Metin Biçimlendirme grubunu bulun ve Kılavuz Çizgileri açılır okunu tıklayın.
  2. Görünmek istediğiniz ızgara çizgilerini seçin. Satırlar arasında yatay kılavuz çizgileri, sütunlar arasındaki dikey kılavuz çizgileri , her iki kılavuz çizgisi türü veya hiç yok seçeneğini seçebilirsiniz .
  3. Masanızdaki kılavuz çizgileri güncellenecek.

Ek biçimlendirme seçenekleri

Ek biçimlendirme seçeneklerini görüntülemek için , Metin Biçimlendirme grubunun sağ alt köşesindeki Veri Sayfası Biçimlendirme okunutıklatın .

Veri Sayfası Biçimlendirme okunu tıklatarak

Veri Sayfası Biçimlendirme iletişim kutusu arka plan rengini değiştirme kabiliyeti, kılavuz çizgisi renk ve sınır ve çizgi stili dahil olmak üzere birçok gelişmiş biçimlendirme seçeneklerini sunmaktadır. Biçimlendirme seçeneklerinizle birlikte örnek birtablo görüntüleme özelliğini de içerir , bu nedenle tabloyu istediğiniz gibi görünene kadar çeşitli biçimlendirme seçenekleriyle oynayın.

Tablo arka plan rengini, ızgara çizgisi rengini ve kenarlık ve çizgi stilini değiştirme
Paylaş

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Menü
Giriş